Рко на выплату заработной платы образец. Заполнение расходно-кассового ордера: наличные под контролем

Расходный кассовый ордер – бланк, форма которого официально утверждена на уровне федерального законодательства. Какова структура соответствующего документа, как правильно заполняется бланк расходного кассового ордера и что изменилось в его оформлении в 2019 году, узнайте из нашей статьи.

Как лучше скачать бланк РКО — в Word или другом формате

Бланк расходного кассового ордера может быть представлен в 2 основных форматах — Word и Excel. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Word-документы открываются в большем количестве программ — в распространенных операционных системах (Windows, Linux, MacOS), как правило, всегда есть предустановленное ПО, способное работать с файлами соответствующего формата.

С Excel-файлами корректно работает относительно немного решений — Microsoft Excel, Open Office Calc и их аналоги, включая «облачные» виды ПО. Как правило, в современных ОС по умолчанию они не установлены.

Если вы решили скачать бланк расходного кассового ордера в формате Excel, то в вашем распоряжении окажется более универсальный файл. Например, когда он создан в одной версии Microsoft Excel, то без проблем распознается в любых других, а в большинстве случаев также и в сторонних программах. В то время как Word-файлы в силу особенностей их структуры не всегда корректно распознаются в программах, отличающихся от тех, в которых были созданы.

Еще один аргумент за то, чтобы скачать бланк РКО в Excel заключается в удобстве его заполнения на компьютере. Структура файлов данного типа такова, что бухгалтеру труднее ошибиться с заполнением нужных данных на ПК, так как ячейки для ввода информации выделены. При заполнении Word-документа есть вероятность по ошибке затронуть иные элементы форматирования документа, вследствие чего его структура может быть нарушена.

Какой унифицированной форме должен соответствовать бланк РКО

В соответствии с положениями указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У российские организации обязаны использовать в качестве бланка РКО унифицированную форму КО-2 (соответствующую номеру 0310002 по ОКУД). Данная форма утверждена постановлением Госкомстатата РФ от 18.08.1998 № 88.

Подробнее о законодательных требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 действуют новые правила ведения кассовых операций, ознакомиться с которыми вы можете .

Как скачать бланк РКО бесплатно

Скачать расходный кассовый ордер по форме КО-2, то есть полностью соответствующий по своей структуре требованиям законодательства, вы сможете на нашем сайте:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Важно не только скачать РКО актуальной формы в одном из представленных форматов, но и удостовериться, что файл не имеет атрибута «только для чтения» (иначе редактировать на ПК его не получится). Для этого нужно найти его на диске, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать «Свойства» и снять при необходимости галочку напротив соответствующего атрибута.

Скачать расходный кассовый ордер — это еще полдела, возникнет следующая задача — корректно заполнить его. Рассмотрим ключевые моменты данной процедуры.

Нужно ли распечатать бланк расходного кассового ордера КО-2

Заполнение РКО может осуществляться как на компьютере — с последующей распечаткой, так и вручную — с использованием уже распечатанного бланка (п. 4.7 указаний № 3210-У). Также могут быть задействованы автоматизированные решения — в этом случае распечатка РКО необязательна (файлы ордеров сохраняются в памяти соответствующих программ и подписываются с помощью ЭЦП). Правда, в последнем случае организации придется покупать электронные подписи для всех лиц, которые должны ставить подпись на этих документах: руководителю, главбуху, кассиру, а также остальным сотрудникам (в том числе подотчетникам).

Заполненный образец РКО может выглядеть так:

Данный заполненный образец расходного кассового ордера может быть использован как образец для кассира вашей организации.

На что следует обратить особое внимание, заполняя бланк расходного кассового ордера:

• в графе «Код ОКПО» необходимо указать данные, соответствующие тем, что содержатся в реестрах государственной статистики;
• если предприятие не имеет структурных подразделений, то в соответствующей графе формы нужно ставить прочерк;
• в графе «Номер документа» следует фиксировать номер РКО по порядку, как правило, исчисление начинается с 1 января каждого года;
• сумму в табличной части формы можно указывать в рублях и копейках через запятую или дефис (например, 200,75 или 200-75);
• в пункт «Код целевого назначения» данные вносятся, только если организация на практике задействует систему кодов, по которым определяется расход и приход денежных средств;
• в пункте «Сумма», что располагается ниже таблицы, следует указывать сумму денежных средств, выдаваемых по РКО, в рублях — прописью с заглавной буквы первое слово, в копейках — цифрами;
• в графе «Основания» нужно указать содержание хозяйственной операции
• в графе «Приложение» приводятся сведения о документе, который является основанием для проведения кассовой операции (например, это может быть платежная ведомость — при выдаче зарплаты наличными) с указанием номера и даты его составления.

Подробнее о заполнении платежной ведомости читайте в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49» .

Если РКО заполняет ИП, не нанимающий кассиров, то в графе «Выдал» должны быть его данные. Если ИП не нанимает бухгалтера, на РКО должна стоять только его подпись как руководителя организации.

Нововведения в порядке оформления РКО 2019 года

К счастью, изменений в порядке заполнения РКО в 2019 году не было. Они были раньше. Так, 19.08.2017 вступило в силу указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-у, которое внесло ряд изменений в порядок заполнения и выдачи расходных кассовых ордеров:

• Кассир вправе составить в конце рабочего дня один РКО на всю сумму, выданную за день из кассы, но при условии, что на выданные деньги есть фискальные документы онлайн-кассы.
• Кассир обязан проверить, есть ли подписи главбуха и бухгалтера или директора на РКО, однако подписи отныне сверяют с образцами, только если документ составили на бумаге.
• Если РКО оформлен в электронном виде, то получатель денег вправе поставить на документе свою электронную подпись.
• Выдать деньги под отчет можно по приказу директора, заявление от подотчетника теперь просить не обязательно. Однако выбранный порядок выдачи средств (по заявлению или приказу) следует закрепить в Положении о расчетах с подотчетными лицами .
• Задолженность сотрудника по полученному ранее авансу больше не является причиной для отказа в новой выдаче подотчетных средств.

Подробнее о всех изменениях в порядке выдачи под отчет читайте .

Итоги

Расходный кассовый ордер заполняется при выдаче денежных средств из кассы. Правила его заполнения строго регламентированы и регулируются по большей части указанием № 3210-У. В 2019 году заполнять РКО нужно по хорошо всем знакомым правилам.

В наше время тотального господства банков и банковских переводов ни одна организация не может обойтись без фактических денежных средств. В этой статье рассматривается расходного кассового ордера (РКО) и вопросы, связанные с его применением.

Любая организация или ИП обязаны вести расчеты с контрагентами, осуществлять платежи в бюджет и фонды через расчетный счет. Но остается еще немало случаев, когда нужны наличные деньги:

• выдача подотчетному лицу
• расчет по оплате труда
• выдача на хозяйственные нужды
• оплата аванса поставщику

Правовой Федеральный акт возлагает на Центробанк определить шаг за шагом операции по кассе. Этот распорядок расписан Указанием Банка, где говорится, что все кассово-денежные операции оформляются ордерами: приходными и расходными. Там же указаны наименования . Формы эти закреплены в законодательных нормативах. Форма КО-2 предназначена для расходного кассового ордера.

Таким образом, создание расходно-кассового документа при выдаче денег является обязательной процедурой.

Пример заполнения расходно-кассового ордера поможет правильно составить документ. Кроме того, он обязательно должен записываться в журнальной форме, где фиксируются все приходные и расходные документы кассы. Этот журнал, в свою очередь, имеет КО-3 стандартную форму.

Оформление ордера

Оформляет расходный кассовый документ . На уровне законодательства нет четких требований, как заполнять ордер. Но так как для ордера существует унифицированная форма, то ответственное лицо заполняет бланк ордера в соответствии с требованиями соответствующих полей в форме:

• на верхней строчке пишется название организации
• ниже его — структурное подразделение; если нет подразделения, то ставится прочерк
• в табличке «Коды» код по ОКУД 0310002 – проставляется автоматически, а код ОКПО должен соответствовать коду из классификатора

Затем бухгалтер должен проставить . Кредит счета всегда будет 50, а вот дебет зависит от хозяйственной операции, в соответствии с которой выдаются деньги:

• 70 – выдача зарплаты сотрудникам
• 60 — оплата поставщикам и заказчикам
• 71 — расчет с подотчетными лицами
• 51 — перевод определенной суммы на текущий счет организации

В следующей графе проставляется сумма операции, ниже записывается фамилия работника, который получает деньги. В строке «Основание» записывается хозяйственная операция, на основании которой происходит снятие денег. Это чаще всего:

• оплата труда сотрудников
• выдача на хозяйственные нужды
• наличные перечисляются на счет (расчетный)
• выплаты по договорам аренды и т.д.

В следующей строке «Сумма» записывается сумма прописью. Строка «Приложение» — это документы, подтверждающие происходящие хозяйственные операции. Это может быть:

• платежная ведомость
• на хозяйственные нужды
• квитанция к объявлению на взнос наличными соответственно и т.д.

Ниже подписывается руководство организации. Если бухгалтера в организации нет, то за него расписывается руководитель.

Требования к оформлению РКО

Пример заполнения расходно-кассового ордера подтверждает, что РКО является финансовым документом, поэтому:

• в записях не должно быть помарок, ошибок
• заверять расходник электронно-цифровой подписью нельзя
• документ должен быть в бумажном виде

Выдача денег в кассе по РКО

Деньги по расходному ордеру выдает кассир организации. В его входит проверить правильность оформления ордера и убедиться, что руководитель и главный бухгалтер поставили свои подписи в соответствующих строках. В ордере есть строка, где записаны паспортные данные получателя:

• фамилия, имя, отчество должны быть в дательном падеже
• перед выдачей кассир должен сверить паспортные данные в ордере с оригиналом, который обязан предоставить получатель

В строке «Получил» надо написать сумму из кассы, ниже проставить текущее число и расписаться тому лицу, которое непосредственно получает деньги. После получения соответствующей суммы кассир должен поставить фамилию и расписаться.

Сейчас заполнение всех документов происходит на компьютере. В Указаниях Банка России № 3210-У отмечается, что расходник можно заполнять и от руки.

Упоминаний, что нельзя комбинировать автоматическое и ручное заполнение, тоже нет. Таким образом, при необходимости можно заполнить от руки те строки, которые не попали в расходник автоматически. Расходный документ заполняется в единственном числе и подшивается в кассовую книгу.

РКО в кредитных организациях

Тоже применяют РКО, только он имеет немного иную форму. Банк России в указаниях установил стандартный формуляр по ОКУД 0402009. Эта форма во многом схожа с той, которой пользуются некредитные организации, но есть и различия. Например, новые реквизиты:

• талон отрывной к РКО № — указывается цифрами номер, который должен соответствовать РКО
• дебет и кредит формируются, как того требуют положения Банка
• свободное поле – заполняется, как того требуют правила, так называемого аналитического учета в случаях операций с драгоценными металлами. Этот порядок закреплен во внутреннем документе организации, учетной политике
• символ — пишутся цифрами символы
• шифр документа – это обозначение документа в цифрах
• направление выдачи наличных денег – пишется направление выдачи, учитывая символы

Расходный кассовый ордер (РКО) - это первичный кассовый документ, на основании которого из кассы организации выдаются наличные средства.

Скачайте бесплатно бланк и образец заполнения расходного кассового ордера

Применение расходного кассового ордера

Форма бланка расходного кассового ордера унифицирована и имеет кодировку КО-2.

Расходный ордер в одном экземпляре выписывает сотрудник бухгалтерии, отдает на подпись руководителю и главному бухгалтеру организации, после чего РКО фиксируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) .

РКО может заполняться как вручную, так и электронным способом. При заполнении кассового ордера не допускаются помарки и исправления.

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер в 2019 году

1. Вверху указывается название организации, выдавшей ордер, его код по ОКПО, наименование структурного подразделения этой организации, если ордер выдавался в подразделении. Если нет подразделения, ставится прочерк.

2. Указывается номер РКО - порядковый, из журнала регистрации КО-3 - и дата выписки ордера (день, месяц, год)

3. В табличной части:

• в графе «Дебет» пишется код структурного подразделения, выдавшего деньги (или ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличности из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету, если организация такие коды применяет. Или ставится прочерк.
• в графу «Кредит» вписывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражают выдачу денег из кассы;
• сумма обозначается цифрами;
• код целевого назначения пишется в том случае, если организация их применяет; если нет - ставится прочерк.

4.Под таблицей:

• вписывается ФИО получающего деньги лица;
• по какому поводу или на основе чего выдаются средства (зарплата, на покупку расходных материалов, на хозяйственные расходы, на основании накладной и т.п.);
• сумма пишется с начала строки с большой буквы, рубли - прописью, копейки цифрами. Оставшееся в строке суммы пустое место прочеркивается;
• в строку «Приложение» вписываются прилагаемые документы и их данные, на основании чего выдаются деньги (служебная записка, квитанция, накладная, заявление и пр.).

6. Строку «Получил» заполняет человек, которому выдаются деньги: с заглавной буквы без отступа получатель вписывает заявленную сумму, рубли прописью, копейки цифрами. Оставшееся пустое место прочеркивается. Получатель ставит дату и расписывается.

7. Последние строки заполняет кассир, после того как проверит правильность заполнения РКО. В них указывается, что за документ был предъявлен получателем (обычно это паспорт), его номер, дата и место выдачи. После этого кассир подписывает ордер, расшифровывая свою подпись, и выдаёт деньги. Сам ордер остаётся у кассира.

Как оформить расходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0)

Оформить выдачу наличных из кассы предприятия - казалось бы, что тут сложного? Но у начинающих бухгалтеров и здесь возникают вопросы, когда дело доходит до реальных ситуаций в учете. Что писать в основании, что в приложении... и так далее.

Сегодня на уроке мы разберем самые распространенные ситуации на практике в программе 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Чтобы не пропустить выход новых уроков - на рассылку.

Напоминаю, что это урок, поэтому вы можете смело повторять мои действия у себя в базе (лучше копии или учебной).

Итак, приступим

Расходный кассовый ордер (сокращенно РКО или расходник) является документом, при помощи которого оформляется выдача денежных средств из кассы организации.

Бланк расходника имеет унифицированную форму КО-2.

Нумерация расходников начинается каждый год заново с единицы и должна быть непрерывной: 1, 2, 3...

Получатель денежных средств обязан предъявить удостоверение личности (например, паспорт), данные которого вносятся в РКО.

Подписывается расходник:

• руководителем
• главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это
• кассиром
• получателем денежных средств.

При этом, если подпись руководителя уже стоит на одном из документов, приложенных к ордеру и разрешающих выдачу денег, то на РКО его подпись необязательна.

Печать на расходном ордере не ставится, но может использоваться штамп "Оплачено" для предотвращения повторной выдачи денег по одному и тому же ордеру.

Расходный кассовый ордер оформляется в одном экземпляре и остаётся в кассе.

Оформление РКО в 1С

Для оформления расходного кассового ордера в программе заходим в раздел "Банк и Касса" пункт "Кассовые документы":

В открывшейся форме нажимаем кнопку "Выдача":

Открылась форма нового документа:

Разберём её заполнение в различных ситуациях.

Оплата поставщику

01.03.2016 из кассы выдано 40 000 рублей (без НДС) Петрову В.В. в качестве оплаты по договору №48 от 15.02.2016 за стулья по товарной накладной №351 от 01.03.2016.

Петров В.В. действовал от имени ООО "Поставщик" согласно доверенности №17 от 20.02.2016.

В качестве удостоверения личности Петров В.В. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Выдача подотчетному лицу

01.03.2016 из кассы выданы 5000 рублей сотруднице Белкиной Анне Григорьевне на хозяйственные расходы согласно написанному ей заявлению на выдачу денег в подотчёт от 01.03.2016.

В качестве удостоверения личности Белкина А.Г. предъявила паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Выплата заработной платы

10.09.2016 старший кассир Фёкла Е.Б. выдала кассиру Плюшкиной И.В. 104 400 рублей на выплату заработной платы работникам за август 2016 года согласно платежной ведомости №1 от 08.09.2016.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Сдача денежных средств в банк

01.03.2016 Плюшкина И.В. получила денежные средства из кассы в размере 100000 рублей для зачисления на расчетный счет ООО "Юпитер" в банке "БАНК ГПБ (АО)".

В качестве удостоверения личности Плюшкина И.В. предъявила паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Возврат займа контрагенту

01.03.2016 из кассы были выданы 450000 рублей Нестеренко Л.П. в качестве погашения долга согласно договору займа №56 от 20.02.2016.

В качестве удостоверения личности Нестеренко Л.П. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Прочий расход

01.03.2016 из кассы выданы 3500 рублей сотруднику Иващенко Нестору Ивановичу в качестве материальной помощи.

Заявление на выдачу материальной помощи Иващенко Н.И. написал от 01.03.2016.

В качестве удостоверения личности Иващенко Н.И. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма.

Каждое юридическое лицо, которое ведёт бухгалтерский учёт сообразно всем требованиям законодательства, и каждое физическое лицо, занимающееся коммерческой деятельностью и являющееся индивидуальным предпринимателем, имеют на предприятии наличные деньги, получаемые из банка или от клиентов на определённые цели. Наличные деньги хранятся в кассе предприятия.

Что это за документ и для чего он нужен

Расходный ордер относится к первичным документам. На основании ордера оформляют проведение кассовых операций. Непосредственно по этому документу из кассы должны выдаваться средства .

Наличные средства выдаются из кассы на расходы, которые идут на осуществление видов деятельности, заявленных в Уставе предприятия, или являющихся основными для предпринимателя.

В дальнейшем сотрудник отчитывается за эти средства. В таком случае основанием для выдачи средств и оформления расходного ордера служит заявление сотрудника или приказ по предприятию , подписанные руководителем.

Когда наличные деньги выдаются на выплату средств сотрудникам предприятия (зарплаты, отпускных, пособий, пенсий), следует это делать на основании ведомости , подписанной руководителем.

Возможны и другие случаи расходов – выплаты дивидендов, оплата поставщику, выдача ссуды работнику и прочее. Во всех этих случаях оформляется расходный ордер, в котором указывается основание для расхода средств.

Выдача денег людям, не работающим на данном предприятии, происходит по расходным ордерам, которые выписываются на каждое отдельное лицо. Иногда средства могут выдаваться по ведомостям, которые составляются на основании заключённых договоров.

Кто его выдаёт и заполняет

Расходный ордер выписывается главным бухгалтером, а при его отсутствии – руководителем . В документе законодательством предусмотрены подписи администрации предприятия, т.е. руководителя и главного бухгалтера. Подпись руководителя может отсутствовать, если она уже имеется в документах, которые являются основанием для выдачи средств из кассы. Потом ордер передаётся кассиру или лицу, уполномоченному вести кассовые операции.

При выдаче денег из кассы по расходнику, как иногда называют бухгалтеры этот документ, кассир обязан попросить получателя предъявить паспорт. Паспорт можно заменить другим документом, который бы удостоверил его личность.

Реквизиты предъявленного документа кассир заносит в соответствующие графы расходного ордера. Затем он должен потребовать расписку получателя средств.

Порядок заполнения ордера

Для правильного заполнения расходного ордера, сокращённо РКО, требуется сосредоточенность и аккуратность. В первичных документах, посредством которых оформляются кассовые операции, не допускаются исправления и помарки . Если же вы обнаружите ошибку в уже оформленном документе – выход только один, документ нужно переоформить на основании «Справки бухгалтера», в которой вы должны подробно и по существу изложить суть ошибки и необходимость её исправления.

Порядок заполнения документа следующий:

1. Цифровой код бланка РКО 0310002 и название формы ордера № КО-2 занесены в таблицу под названием «Коды». Она находится в правом верхнем углу бланка. В этой же таблице необходимо указать код ОКПО предприятия.
2. В верхней графе пишется полное название фирмы в соответствии с Уставом. Расходные ордера нумеруются по порядку, с первого номера с начала года. В соответствующей графе пишется дата оформления документа.
3. В разделе «Корреспондирующий счёт, субсчёт» указывается дебетуемый в данной операции счёт, то есть фиксируется бухгалтерская проводка.
4. В графе «Сумма» проставляется сумма цифрами в рублях и копейках. Потом пишется название предприятия с которым ведутся расчёты или ФИО физического лица, которому выдаются деньги.
5. В графе «Основание» должны находиться данные о реквизитах документа, который является основанием для выдачи средств из кассы и описание операции.
6. В разделе «Приложение» при необходимости перечисляются прилагаемые к ордеру документы.
7. Затем идут подписи администрации - директора и главного бухгалтера.
8. В графе «Получил» лицо, которому выданы средства должно написать сумму прописью, поставить дату получения и собственную подпись. Получатель должен собственноручно расписаться в РКО за те средства, которые он получил. При получении денег по платёжной или расчётно-платёжной ведомости сумма прописью может не указываться. На следующей строке нужно заполнить все реквизиты документа, который удостоверяет личность субъекта, получающего выплаты из кассы предприятия.
   Деньги из кассы могут выдаваться по доверенности. Если такое происходит, то в бланке РКО после наименования непосредственного получателя вносятся данные человека, на которого была выписана доверенность. В разделе «Приложение» указывается номер и дата доверенности, по которой это лицо получило средства. Доверенность обязательно остаётся у кассира, как документ, являющийся приложением к расходному ордеру.
   Когда доверенность выдана для получения нескольких выплат или на получение средств у разных фирм, то формируются копии этой доверенности в нужном количестве и заверяются так, как установлено руководителем предприятия. Заверенная копия должна подкалываться к расходным кассовым ордерам, а оригинал доверенности находится у кассира и при последней выплате прилагается к РКО.
9. В нижней графе расходного ордера обязательно должна быть подпись кассира с расшифровкой.
10. Графа «Код структурного подразделения» требует заполнения, если на предприятии существует нескольких отделов или подразделений.
11. Разделы «Код аналитического учёта» и «Код целевого назначения» предназначены для тех предприятий, которые осуществляют свою деятельность за счёт целевых средств.

Выдача расходных ордеров получателям средств запрещается. Выдача средств может производиться только в день оформления РКО. На приложенных к расходным ордерам документах ставится штамп «Оплачено», при этом должна быть указана дата оплаты. Сведения об РКО после составления и до передачи кассиру заносятся в «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов».