Главная › Ходатайства › В каких случаях целесообразно использование бланков должностных лиц? Реферат: Основные проблемы при конструировании бланков Требования к бланкам документов

В каких случаях целесообразно использование бланков должностных лиц? Реферат: Основные проблемы при конструировании бланков Требования к бланкам документов

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
04 - код организации
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
08 - наименование организации
09 - справочные данные об организации
а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 - дата документа
12 - регистрационный номер документа
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.
15 – адресат
18 - заголовок к тексту
19 - отметка о контроле
20 - текст документа

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция"

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Примеры оформления бланка письма:

Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов.

Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов.

Рис. 5. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.

Образцы общего бланка документа также приводятся в следующих документах:
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4);
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18).

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016) устанавливает три вида бланков письма: бланк письма организации, структурного подразделения (совещательного, экспертного, методического органа), должностного лица. Рассмотрим каждый вид бланка и расскажем, какие требования к ним предъявляет ГОСТ Р 7.0.97-2016 и как оформлять деловые письма.

В документообороте любой организации деловая переписка - как внутренняя, так и внешняя - составляет значительный объем документов. Виды деловых писем и объем переписки определяются сферой деятельности организации. Вне зависимости от вида - от коммерческого предложения партнерам до ответа на запрос государственной структуре - письма необходимо оформлять согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Оформление писем в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 играет большую роль при формировании делового имиджа организации и может быть важным аргументом в спорах в суде с контрагентами и надзорными органами.

Письма относятся к документам, которые обязательно оформляются на бланках:

Согласно п. 6.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016 в организации могут использоваться три вида бланков:

Общий бланк;

Бланк письма (структурного подразделения, должностного лица);

Бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения, протокола).

В крупных организациях службой делопроизводства разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие приказом бланки тех или иных документов и в ряде случаев входят в состав книги фирменного стиля (брендбук).

В небольших организациях бланки документов утверждаются и вводятся в действие приказом, прописываются в положении о делопроизводстве и доводятся до сведения работников.

Для писем ГОСТ выделяет отдельные бланки. Далее рассмотрим каждый вид бланка отдельно. Но сначала разберемся с угловым и продольным, центрованным и флаговым вариантами расположения реквизитов на бланке письма.

РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ: УГЛОВОЕ И ПРОДОЛЬНОЕ, ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ

Согласно п. 6.4 ГОСТ Р 7.0.97-2016 в зависимости от расположения реквизитов и ограничительных отметок устанавливается два варианта оформления бланков - угловой (Пример 1) и продольный (Пример 2).

Каждая организация (служба делопроизводства) при создании бланков писем может выбрать, как расположить реквизиты. Это зависит и от требований государственных стандартов, и от структуры организации (наличия/отсутствия головной структуры, громоздких наименований и т.д.).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов - не более 7,5 см (абзац второй п. 3.5 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Угловое размещение реквизитов экономит до 20 % площади листа документа.

Продольное расположение реквизитов, в отличие от углового, подходит для организаций с громоздкими названиями. При этом длина самой длинной строки также регламентирована - не более 12 см (абзац третий п. 3.5 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

При выборе вида бланков необходимо учитывать эстетический вид письма. Выбрать расположение реквизитов можно, просто сравнив общий вид двух макетов.

Реквизиты служебных писем выравниваются одним из способов:

. центрованным - начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов:

. флаговым - каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов:

Культура оформления официальных документов начинается с бланка организации.

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон, идентифицирующий автора официального документа .

Состав и порядок расположения реквизитов на бланках организаций установлен ГОСТ Р 6.30–2003 и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются его руководителем.

При разработке бланка организации сначала необходимо выбрать формат бумаги. Бланки могут быть изготовлены на формате бумаги А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов А3 (297 × 420 мм) и А6 (105 × 148 мм). Бланки формата А3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы (например, бухгалтерские и финансовые отчеты, планы). На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюций (поручений, указаний).

Бумага, применяемая для изготовления бланков должна быть белого, кремового или желтого цвета. Применение других цветов нецелесообразно, так как темные цвета затрудняют прочтение документа. Однако следует помнить, что документы постоянного срока хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, желательно белого цвета.

На бланках левое ноле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – нс менее 20 мм.

В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Бланки могут выполняться с помощью средств полиграфии или на персональном компьютере. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ, так как они являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

Виды бланков:

– общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
– бланк конкретного вида документа (кроме письма);
– бланк должностного лица;
– бланк для писем.

Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов и схему расположения их на бланке. Расположение реквизитов бланка может быть продольным и угловым. При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.

Хотя организация сама выбирает расположение реквизитов бланка, которое считает более удобным, однако угловое расположение реквизитов является более рациональным при изготовлении бланка для писем.

При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Бланки с продольным расположением реквизитов применяют в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

Если в соответствии с уставом, организация имеет наименование на иностранном языке, то наименование организации (включая название формы собственности) и ее адрес не переводятся на иностранные языки (кроме названия страны и крупных городов), а даются только в латинской транслитерации. Например, название организации "Международная книга" в таком бланке будет выглядеть так: Mezhdunarodnaia kniga (а не International book), а почтовый адрес: 27, Mayakovskaya St., (либо street), Moscow, 113456, Russia (либо Russian Federation).

Общий бланк. Каждая организация в обязательном порядке должна иметь общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма), входящего в систему УСОРД. Оформлять организационно-распорядительные документы на бланке, предназначенном для писем, не допускается и является нарушением ГОСТ.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти для изготовления общего бланка используются следующие реквизиты:

– эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
– код организации по ОКПО;
– наименование организации;
– свободное место для размещения наименования вида документа;
– место составления или издания документа.

Бланк также должен иметь ограничительные отметки (наносятся в виде уголков или других обозначений) для расположения реквизитов:

– дата документа;
– регистрационный номер документа;
– заголовок к тексту;
– отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов (например, справок, протоколов, приказов). При разработке этих бланков в общий бланк типографским способом вносятся реквизиты:

– наименование вида документа;
– код формы документа по ОКУД.

Должностной бланк. В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти организация может также изготовить бланк должностного лица, тогда в бланк вносится дополнительный реквизит "наименование должности", расположенный ниже реквизита "наименование организации".

Бланк для писем используется в переписке между организациями. Бланк письма должен включать следующие реквизиты:

– Государственный герб РФ или герб субъекта РФ;
– эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
– код организации по ОКПО;
– наименование организации;
– справочные данные об организации;
– код организации;
– ОГРН;
– ИНН/КПП.

На бланке для писем наименование вида документа (письмо) не указывается.

Кроме этих реквизитов, в бланке письма должны быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

– даты документа;
– регистрационного номера документа;
– ссылки на регистрационный номер и дату документа.

Дополнительно бланк для писем может содержать ограничительные отметки для следующих реквизитов:

– адресат;
– заголовок к тексту;
– отметку о контроле.

Согласно п. 4.6 ГОСТ Р 6.30–2003 рассмотренные виды бланков установлены для организации, структурного подразделения организации и должностного лица. Различие между таким бланками состоит лишь в указании автора документа – организации, се структурного подразделения или должностного лица. В случае, когда автором документа является филиал, представительство, иное структурное подразделение организации, должностное лицо и др., то их обозначение входит в состав наименования организации – автора документа. Отметим, что бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка. В бланках должностного лица дополнительный реквизит "Наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации" (п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003).

Требования по работе с бланками включаются в инструкцию по делопроизводству. Бланки организаций должны подлежать учету и строгой отчетности, особенно бланки с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Учет бланков может осуществляться в специальном журнале, форма которого разрабатывается самостоятельно организациями. Форма журнала по учету бланков в федеральных органах исполнительной власти представлена в Методических рекомендациях по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Введение в обращение новых бланков документов осуществляется по предложениям подразделений распоряжением руководителя организации. Уничтожение бланков должно производиться по акту.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков необходимо возложить на подразделения, ответственные за делопроизводство в организации, а в небольших фирмах на лица, ответственные за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительными документами руководителя организации.

Хранятся бланки обычно в запирающихся шкафах в структурном подразделении, ответственном за разработку, изготовление, учет и хранение бланков.

За утерю, нарушение порядка хранения и использования бланков и другие упущения в работе с документами применяются меры дисциплинарного воздействия. К ним относятся замечание, выговор, строгий выговор, увольнение и другие взыскания, предусмотренные уставами о дисциплине и правилами внутреннего трудового распорядка.

ГОСТ Р 7.0.8–2013 Делопроизводство и архивное дело...

Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.

Бланк для должностного лица создается в том случае, если данное должностное лицо имеет право подписи. 1

На бланке должностного лица под наименованием организации должно указываться наименование должности.

Рис. 1. Бланк письма генерального директора

Образец бланка должностного лица приводится на рисунке Б.4 приложения Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Примеры оформления бланка должностного лица также приводятся в пункте бланк письма.

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

Формат бланка документа

Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 х 297 мм).

Потребительские форматы бумаги устанавливает ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы".

Размеры полей

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает минимальные размеры полей.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 1

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. 2

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ. 3

Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм.

Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной.

1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.1. 2 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 3 Там же.